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浙江建设技师学院综合档案整理及数字化扫描加工项目

来源:后勤服务处   作者:邵金庚   浏览:   发布日期:2018-10-16  

项目编号:2018-ZJ-022     

根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定,浙江建设技师学院综合档案整理及数字化扫描加工采购项目进行公开询价。

一、询价内容:

浙江建设技师学院综合档案(不含基建档案和财务档案,含人事档案)整理及数字化扫描加工项目综合档案包括按照《高等学校档案管理办法》要求的自1978年建校以来的所有能收集到的档案,人事档案180人。

二、报价供应商资格要求

1)符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的资格条件;

2)具有与本项目相适应的商品经营能力(包括供应能力、售后服务能力等)供应商

3)有类似项目竣工档案整理及扫描并已被档案馆接收、完成存档的业绩,以合同或档案馆存档相关证明为准。

注:中标供应商应在中标通知书发出一月内完成浙江省政府采购网供应商注册,从而保证顺利支付项目款项。

三、询价文件的获取

供应商可在本公告公布媒介上自行下载电子版(见附件),也可按如下时间地点获取纸质询价文件:

时间:201810 16 日至201810 19 日,上午8:30到下午15:00

地点:杭州市富阳区富春街道高教园区浙江建设技师学院后勤服务处,询价文件免费。

四、报价文件递交时间和地点:

时间:201810 25日,上午九时前

地点:杭州市富阳区富春街道高教园区浙江建设技师学院行政信息楼713

勘察现场要求

    为了防止误报价格,各潜在供应商在提交报价文件前必须到采购方进行现场勘察,确定工作量,并与采购方需求部门进行详细的沟通,在完全理解采购方的采购需求后再进行报价。

六、履约保证金

本项目履约保证金3000元,合同签订前需以现金或银行转账形式缴纳至询价人要求账户中。待合同履行完毕、综合验收完成后无息退还。

七、本项目最高限价6.5万元,不设最低限价。本项目为总价包干(含税),报价人不得以任何理由另行追加费用,请报价人务必综合考虑。

八、供货周期、合同签订、付款方式

1、本项目工期均为60日历天。未能如期提供服务的,每超出合同工期一日处以罚款500元。

2、合同签订:中标供应商应在领取中标通知书后7日内至询价人处签订合同。

3、付款方式:本项目款项分期支付,合同签订后7日内支付中标价30%,甲方在项目验收合格、档案馆归档完毕并经相关部门审核批准后七天内,向乙方支付剩余全部款项

九、项目内容及要求

(一)采购需求:1978-2017年期间按照《普通高等学校档案管理办法》规定的范围要求的所有档案(不含基建档案和财务档案)的规范化整理及数字化处理。现有纸质档案有手写稿、打印稿,有横排的、也有竖排的,纸质差别较大,对卷内内容进行扫描,纸质材料整理装订,制作封面目录扫描成pdf文件保存,电子文档录入档案系统。

(二)档案规范化整理 

1、档案整理符合《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》相关档案管理规定。

2、档案整理保持文件之间的有机联系,符合业务操作流程。

3、条目著录,目录数据库结构符合《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》(浙档发[2011]17号);档案著录准确,符合《档案著录规则》(DA/T 18-1999)。实现条目与实体的一一对应。

4、档案的装订:按照相关档案管理对应装订,对扫描后的档案进行重新装订。档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。

(三)数字化加工

1、档案扫描:根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面数码平台,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;同页有两个以上文件,需分别扫描。

所有档案均须采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。对档案文件进行扫描时,其分辨率均选择300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,适当提高分辨率。对特殊纸质档案,如照片等,扫描分辨率选择600dpi。档案扫描过程中应保持原档方向。

2、图像处理:扫描后的图像进行逐页纠偏、裁黑边(不许裁档案图像内的白边)、排序等处理,但不得改变图像内容,包括原档案中的污损,确保扫描件页面内容居中,档案原貌信息完整、不变、可读;扫描图像字迹清晰、颜色恰当,亮度及明暗对比尽可能接近原件,图像整体倾斜小于1度;对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹;所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致,前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致;文件排列顺序正确。

3、图像储存:以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。电子影像存储格式为TIFF/JPG/JPEG格式。扫描后的电子文件需要提交脱机硬盘存储

4、数据挂接:扫描图像文件应与目录数据进行挂接。同时在《纸质档案扫描工作流程表》上填写数据挂接后的页码、页数,核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法;并提交询价人审核同意后,进行处理。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,并将正确的数据导入现有档案数据库中。

(四)验收要求

甲方组织专家按照《普通高等学校档案管理办法》要求开展评估验收。

1.中标单位数据自检合格后,递交甲方验收。验收的内容包括整理后档案实体、档案目录、图像及图像挂接成果。验收时,抽检的比率不低于20%。要求各项目的合格率均不低于95%。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

2.档案目录各著录项目内容准确,其中,档号、题名等关键性字段的合格率要求达到100%

3.档案整理分类正确、组卷合理、排列有序;档号编制唯一、科学;档案格式符合国家、行业标准,装订美观、卷(件)内各页顺序正确、不压字、不倒页、不漏页。

4.扫描图像符合档案馆存档的要求,数据挂接准确率达到100%

5.数据验收合格后,中标单位需提交移动硬盘一式俩份移交给甲方。在数据移交后的一年中,如发现较大质量问题,中标人必须无偿返工,直至验收合格为止。

(五)安全保密要求

项目作业期间严格遵守《中华人民共和国档案法》和业主相关规定。档案整理、著录与扫描工作必须在业主指定的场所内进行,确保作业场所秩序正常、工作环境安全保密。不得遗失、损坏档案,如有违者,将追究法律责任。作业方应做到:

1.与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。

2.建立严格的保密制度,加强管理,杜绝泄密、失密事故的发生。

3.数据移交时,工作站上的数据必须在业主的现场监督下销毁。

4.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备

5、实际操作人员应具有高中或以上学历,并且有户籍所在地公安机关出示无犯罪记录证明。

6、应遵循的业务标准

1)管理性标准规范

(1)《中华人民共和国保守国家秘密法》

(2)《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

(3)《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

(4)《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

(5)《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

2)业务性、技术性标准规范

(1)《中华人民共和国档案法》;

(2)《电子文件管理暂行办法》》(厅字〔2009〕39号)

(3)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005)

(4)《照片档案管理规范》(CB/T 11821—2002)

(5)《中国档案机读目录格式》(CB/T 2016 3-2006)

(6)《档案著录规则》(DA/T 18—1999)

(7)《浙江省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》(浙档发[2011]17号)

(8)《浙江省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档[2007]4号)

(9)《档案与电子文件登记备份工作规范》(试行)(浙档发[2012]16号)

(六)售后服务要求

1.售后服务期限:项目验收交付使用后,中标单位要提供一年免费质量保证和售后服务。

2.售后服务方式及响应时间:采用现场维护方式,中标单位24小时热线响应,在接到电话要求后必须在4小时内到达维护地点,以保证数据的安全运行。

3.售后服务问题解决时间:一般问题在4小时内解决,严重问题中标单位要及时提出用户可接受的解决方案和服务承诺。

4.列出其他售后服务承诺内容。

(七)其他要求

1.招标方不提供档案整理与数字化加工所需的设备和数字化加工软件。

2.招标方、中标方二方各指定专人做好档案的清点交接工作。

3.要求中标单位在签订合同时成立项目组,指定专人负责该项目,项目负责人必须为中标单位公司级负责人,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。项目负责人不得频繁更换。

4.要求投标商中标后,在规定时间前,将有关整理、扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

5.各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容,其中包括:免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

6.在投标报价外不再额外增加任何费用。

7.本项目涉及的档案整理必须在招标方公司内部或者招标方指定的场所内进行。

8.本合同范围的服务,乙方不得转包或分包给他人供应;如有转让和未经甲方同意的分包行为,甲方有权解除合同,没收履约保证金并追究乙方的违约责任。

以上要求为必须达到的要求,否则其投标无效。

十、报价文件组成:

1、报价声明书;

2、法定代表人授权委托书;

3、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件(多证合一的,仅需提供营业执照副本复印件);

4、资格资质证明文件;

5、扫描加工进度及方案

6、扫描加工人员安排

7、报价人认为可以证明其能力或业绩的其他材料(业绩以合同或中标通知书为准);

8、报价函;

9、开标一览表;

10、报价明细表。

注:法定代表人授权委托书、报价声明书、报价函、开标一览表必须由法定代表人签字(或印章)并加盖单位公章。

报价文件一正二副,装入符合要求的包装袋,封面应注明项目名称、报价人名称等。包装袋的接缝处应密封并加盖法人印章及法定代表人印章。

十一、质疑

1)潜在供应商如对公告信息、询价文件有疑问的,应在201810 23 日前以书面形式向询价人提出质疑;报价人如对公开过程有疑问的,应于公开环节结束之日起五个工作日内以书面形式向询价人提出质疑;报价人如对中标结果有疑问的,应于成交结果公告期限届满之日起五个工作日内以书面形式向采购机构提出质疑。

2)质疑受理地点:杭州市富阳区富春街道高教园区浙江建设技师学院后勤服务处

十二、联系方式

浙江建设技师学院

联系人:邵老师

 话:0571-88142787

十三、主要投标文件格式见上传附件

 

浙江建设技师学院

 2018年10月16日


 

  1695917571.docx


 

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